В данной статье рассматривается концепция автоматизации малого бизнеса (АМБ):

• Определены задачи и круг проблем, которые приходится решать в ходе работы владельцу или управляющему небольшой торговой организацией;
• Даны краткие теоретические основы автоматизации как таковой, дано определение АМБ, и на примере решений реальной компании – поставщика средств автоматизации проиллюстрировано, как конкретные программные средства могут удовлетворять требованиям концепции автоматизации малого бизнеса.

Значение малого бизнеса в Украине сложно недооценить. Значительная часть населения если и не задействована в качестве сотрудника, какого либо малого предприятия, то, по крайней мере, является клиентом какого-нибудь магазинчика, расположенного через дорогу, или аптечного киоска за углом. И хотя объемы продаж каждой из подобного рода организаций не сопоставимы с большими розничными сетями, вопрос организации эффективного управления для них стоит не менее остро. Так же, как и крупным игрокам, владельцам малых торговых организаций крайне необходимо:

• Управлять ассортиментом товара и эффективно планировать поставки;
• Грамотно организовать процесс ценообразования;
• Отслеживать текущее состояние складских запасов и иметь возможность оперативно изучить историю движения товара, для организации эффективного управления складом;
• Производить анализ взаиморасчетов с поставщиками и клиентами;
• Организовать контроль персонала, в том числе с целью выявления злоупотреблений.

Итак, круг проблем очерчен. Кроме того, понятно, что их решение ложится на плечи исключительно руководителя компании или непосредственно владельца бизнеса. Более того, ясно, что предприниматель – человек и его физиологические и эмоциональные ресурсы ограничены, и он не в состоянии держать в голове весь необходимый набор информации, позволяющий ему принимать эффективные управленческие решения. Т.е. становится актуальным вопрос сбора и хранения информации о бизнес-операциях, осуществляемых компанией, таких как: приходы, продажи, оплаты поставщикам и т.д. Как правило, представители мелкого бизнеса ведут так называемую «бумажную» отчетность на предприятии, т.е. на уровне сбора и анализа данных бланков первичных документов юридических лиц, а данные продаж и внутреннего перемещения материальных ресурсов записываются в тетрадку. В результате, складывается следующая ситуация:

• Руководитель не в состоянии самостоятельно фиксировать каждую хозяйственную операцию, тем более, если речь идет о нескольких объектах территориально удаленных друг от друга, т.е. этим должны заниматься нанятые люди;
• Предприниматель не может осуществлять личный контроль над соблюдением рабочего регламента при фиксации каждой хозяйственной операции конкретным сотрудником, что дает почву для возникновения злоупотреблений;
• Организовать безопасное хранение данных, собранных «бумажным» способом и обеспечить сокрытие конфиденциальных данных практически невозможно (например, продавец прилавочного магазина или бармен придорожного кафе, записывая данные в тетрадку, имеет доступ к данным о продажах объекта за достаточно большой период времени);
• Говорить об удобстве анализа данных, собранных таким образом даже не приходится.

Немного общей теории. Начнем с того, что дадим общее определение понятия «автоматизация». Как правило, под автоматизацией понимается круг мероприятий, который позволяет освободить человеческие ресурсы предприятия от выполнения определенного ряда задач, которые характеризуются значительным объемом и чувствительностью к пресловутому человеческому фактору, и переложить их выполнение на некий механизм. Другими словами, автоматизация это не нечто непонятное и невероятно дорогое, а всего лишь процесс подбора и подготовки оборудования и программного обеспечения к эффективному решению задач, которые были описаны в предыдущем абзаце. Вот теперь мы подошли к концепции автоматизации малого бизнеса (АМБ), которая заключается в том, что каждому представителю малого бизнеса (в данном случае имеется в виду малое предприятие торговли) может быть предоставлен набор средств, достаточный для автоматизации его деятельности, покрывающие все его потребности в организации эффективных процессов обслуживания клиентов и управленческого учета. При этом затраченная на автоматизацию сумма должна быть минимальной и доступной для бюджета самого скромного предприятия. Обратите внимание, что в понятие «сумма автоматизации», помимо затрат на покупку оборудования и программное обеспечение, закладывается и стоимость работ по внедрению, т.е. настройка поставленного оборудования и ПО, а также обучение пользователей. Часть поставщиков средств автоматизации предпочитают в своих рекламных материалах не упоминать эту статью расходов, и на первый взгляд сумма предлагаемого проекта выглядит смешной по сравнению с предложениями фирм-конкурентов, упоминающих в коммерческих предложениях его реальную стоимость. Поэтому, что бы впоследствии окончательная сумма не стала неприятным сюрпризом, следует заранее выяснить этот вопрос у персонала продавца.

Помимо функциональности и ценовой доступности аппаратных и программных средств автоматизации необходимо учитывать тот факт, что и то и другое нуждается в техническом обслуживании (ТО). Увы, еще человечество и близко не приблизилось к решению задачи создания вечного двигателя, поэтому даже продукция производителей, чье имя принято считать синонимом слова «качество», все равно требует периодического ремонта и прохождения ТО. В контексте концепции АМБ и процесс обслуживания автоматизированного объекта должен быть поставлен таким образом, что:

• Стороннее вмешательство в настроенный рабочий процесс должно быть минимизировано;
• Технические вопросы, а также вопросы организации данных должны решаться оперативно с наименьшими временными затратами;
• Стоимость обслуживания должна быть доступна даже самому скромному клиенту.

Компания «ТСофт», начиная с момента своего основания, ведет свою деятельность в соответствии с концепцией АМБ. Программные продукты компании поставляются в базовой конфигурации, которая позволяет организовать автоматизированный процесс работы малого субъекта предпринимательской деятельности, при этом требуя минимальных затрат на приобретение торгового оборудования и компьютерной техники. Более того, в отдельных регионах мы готовы предоставить решения, которые позволяют организовать процесс автоматизации «под ключ», в результате чего клиент может получить готовый аппаратно-программный комплекс, временные затраты на внедрение которого (а следовательно и стоимость) будут минимальны, причем полностью исключаются возможные проблемы взаимодействия программного обеспечения с торговым оборудованием неизвестных производителей. На протяжении многих лет нашими клиентами являются:

• Магазины класса «минимаркет»;
• Аптеки и аптечные киоски;
• Бутики, магазины одежды и обуви (вплоть до контейнеров на вещевых рынках);
• Кафе и небольшие ресторанчики.

В рамках концепции автоматизации малого бизнеса могут предлагаться различные схемы реализации того или иного решения, которые напрямую зависят от направления деятельности конкретного предприятия, а также от выбранного круга задач, которые планируется решить посредством выбранного продукта. В данной статье не будут описываться конкретные примеры конфигураций отраслевых решений. Более подробную информацию вы сможете посмотреть здесь.